Obowiązek ewidencjonowania danych osobowych klientów Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim

Z uwagi na pandemię COVID-19 Burmistrz Lewina Brzeskiego Pan Artur Kotara przypomina klientom Urzędu Miejskiego o obowiązku noszenia maseczek oraz dezynfekcji rąk przed wejściem do Urzędu.

Jednocześnie informuje, że zarządzeniem wprowadził obowiązek ewidencjonowania danych osobowych klientów tj. imienia i nazwiska, numeru telefonu osoby wchodzącej do Urzędu, by w miarę potrzeby w przypadku zakażenia koronawirusem ustalić krąg osób, które mogły mieć styczność z osobą zakażoną.

W załączeniu informacja Burmistrza Lewina Brzeskiego o prowadzeniu ewidencji klientów Urzędu, informacja o przetwarzaniu danych osobowych w związku z zagrożeniem epidemią COVID-19, zarządzenie Burmistrza oraz dane kontaktowe do Urzędu.

Szanowni Państwo!

Podejmując działania zmierzające do minimalizacji ryzyka zagrożenia rozprzestrzeniania się epidemii wirusa COVID-19 i realizując obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa sanitarnego interesantów i pracowników Urzędu, wstęp na teren obiektu jest możliwy jedynie po uprzednim zastosowaniu się do poniższej procedury. Wejście do budynków Urzędu odbywa się tylko w uzasadnionych przypadkach, w związku z koniecznością ograniczenia wizyt osób postronnych.

Wejście jest ewidencjonowane w zakresie danych osobowych dot. imienia i nazwiska osoby oraz numeru telefonu kontaktowego. Dane te pozwolą uzyskać z Państwem szybki kontakt służb sanitarnych w razie konieczności powiadomienia o zagrożeniu epidemiologicznym.

Podstawami prawnymi stosowania ograniczeń związanych z bezpieczeństwem sanitarnym jest  art. 46a i art. 46b pkt 1-6 i 8-12 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z 2019 r. poz. 1239, z późn. zm.) Natomiast w zakresie przetwarzania danych osobowych możemy od Państwa żądać ich podania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), tj. wypełnienia prawnego obowiązku ciążącego na administratorze (naszej placówce) związanego z wykonaniem obowiązków zapewnienia bezpieczeństwa sanitarnego i realizacją przepisów prawa w tym zakresie.

Prosimy o zastosowanie się do poniższych zasad wejścia na teren Urzędu.

1. Wejście każdej osoby na teren obiektu będzie ewidencjonowane. Z tego względu prosimy o podanie imienia i nazwiska oraz numeru telefonu kontaktowego – zapisze je pracownik placówki w specjalnej liście wizyt. Koniecznym jest podanie celu wizyty oraz personaliów osoby (pracownika), do której się udajemy. Zostanie zapisana także godzina wizyty – wejścia na teren budynku.
2. Po wejściu do budynku – należy zdezynfekować dłonie płynem w dozowniku umieszczonym przy drzwiach.
3. Czas wizyty powinien być ograniczona do minimum. W trakcie załatwiania sprawy prosimy o posługiwanie się własnymi przyborami papierniczymi, tj. długopisem itp.;
4. Przez cały czas przebywania w Urzędzie oraz w trakcie rozmów z jej pracownikami, obowiązuje noszenie masek ochronnych.
5. Przed opuszczeniem jednostki prosimy o powtórną dezynfekcję dłoni płynem znajdującym się w pobliżu drzwi.
6. O wszelkich sytuacjach lub zdarzeniach mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo sanitarne naszej jednostki prosimy powiadomić pracownika Urzędu towarzyszącemu w Państwa wizycie.
7. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w związku z wizytą w Urzędzie znajduje się na sąsiednim ogłoszeniu (obok).

                                                                                                               Burmistrz

                                                                                                             Artur Kotara

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w związku

z zagrożeniem epidemią COVID-19

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (“RODO") przekazujemy poniżej informacje:

1. Administratorem Danych Osobowych przekazanych przez Państwa w związku z wizytą w Urzędzie jest Gmina Lewin Brzeski - Burmistrz Lewina Brzeskiego, ul. Rynek 1 49-340 Lewin Brzeski, telefon: 77 424 66 00, e-mail: lb@lewin-brzeski.pl.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować poprzez adres Administratora lub e-mail: iod@huczynski.pl.
3. Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenia ewidencji osób przebywających na terenie Urzędu sporządzonej w celu zapobiegania rozprzestrzeniania się epidemii COVID-19, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO związane z zapobieganiem zagrożeniu epidemiologicznemu wynikającemu z COVID-19, a w szczególności: art. 46a i art. 46b pkt 1-6 i 8-12 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z 2019 r. poz. 1239, z późn. zm.).
4. Dane w zakresie imienia i nazwiska i numeru telefonu kontaktowego, będą przekazane tylko i wyłącznie do instytucji publicznych (SANEPID, policja itp.), w przypadku potwierdzenia zakażenia u jakiejkolwiek osoby.
5. Nie przekazuje się danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej na terenie Unii Europejskiej jak i poza Unią Europejską.
6. Okres przetwarzania (przechowywania) danych to okres do 60 dni od chwili wizyty w naszym Urzędzie, po czym zostaną trwale usunięte. 
7. W związku z przetwarzaniem danych mają Państwo prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawienia danych);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych w Warszawie w wypadku stwierdzenia naruszenia przetwarzania danych osobowych bądź niezgodności z celem ich zebrania.

     8. Podanie przez Państwa danych osobowych do wymienionego powyżej celu jest warunkiem wejścia do budynku Urzędu. W przypadku nie          podania danych możemy odmówić wpuszczenia do obiektu.      

     9. Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane.

                                                                                                               Burmistrz

                                                                                                              Artur Kotara

Zarządzenie nr OR.I.120.9.2020 Burmistrza Lewina Brzeskiego

z dnia 14 października 2020 r.

w sprawie: wprowadzenia zasad przebywania w budynku osób niebędących pracownikami Urzędu.

Na podstawie art. 33 ust 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r., poz. 713 t.j.), przy zastosowaniu art. 24 ust 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U rz. UE L 119, s.1) – RODO,  zarządza się, co następuje:

§ 1. W celu realizacji obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa sanitarnego pracowników oraz klientów Urzędu wejście na teren budynku Urzędu będzie odbywać się wejściem głównym.

§ 2. Ogranicza się możliwość obecności osób niebędących pracownikami Urzędu tylko do załatwienia spraw niecierpiących zwłoki. W miarę możliwości kontakty pracowników z klientami Urzędu powinny być realizowane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym telefonicznie.

§ 3. Wejście na teren budynku Urzędu osób niebędących pracownikami Urzędu podlega ścisłemu ewidencjonowaniu. Pracownik dokonujący wpuszczenia takiej osoby powinien zapisać datę i godzinę wejścia, jej imię i nazwisko oraz numer telefonu w ewidencji osób przebywających w budynku Urzędu. Pracownik udziela także informacji, co do obowiązku noszenia masek ochronnych oraz dezynfekcji dłoni. Pracownik dokonujący wpuszczenia osoby informuje o konieczności zapoznania się z informacją dot. zasad wizyt w Urzędzie oraz przetwarzania danych osobowych w związku z wejściem na teren budynku w stanie zagrożenia epidemiologicznego. Wzór ewidencji stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzania.

§ 4. Poleca się dla Wydziału Organizacyjnego niszczenie - ewidencji osób postronnych przebywających w budynku Urzędu - w ostatnim tygodniu miesiąca następującego po miesiącu w którym sporządzono ewidencje. Zniszczenie ewidencji odnotowuje się w protokole według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. Zniszczenie ewidencji poświadcza dwóch pracowników Urzędu poprzez złożenie podpisów.

§ 5. Wykonanie zarządzenie powierza się Sekretarzowi Gminy.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                                                             Burmistrz

                                                                                                                           Artur Kotara

W miarę możliwości, z uwagi na pandemię COVID-19, prosimy o kontakt drogą telefoniczną lub elektroniczną

Dane kontaktowe dla klientów Urzędu :

1) drogą korespondencyjną na adres:

Urząd Miejski w Lewinie Brzeskim

ul. Rynek 1

49-340 Lewin Brzeski

2) wrzucając korespondencję do skrzynki podawczej przy wejściu do biur w budynku ul. Rynek 1 i Rynek 26

3) za pomocą komunikacji elektronicznej:

• telefon - 77 424 66 00
• fax - 77 424 66 38
• poczta e-mail – lb@lewin-brzeski.pl
• platforma e-puap.

Numery telefonów kontaktowych do Wydziałów:

1. Kierownictwo Urzędu                                                                                     - 77 424 66 00, 77 424 66 24
2. Wydział Organizacyjny – Sekretariat                                                             - 77 424 66 24
3. Wydział Finansowo-Budżetowy                                                                      - 77 424 66 28
4. Wydział Podatkowy                                                                                        - 77 424 66 35
5. Wydział Budownictwa i Inwestycji                                                                 - 77 424 66 37
6. Wydział Oświaty i Spraw Społecznych                                                          - 77 424 66 36
7. Wydział Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami                                      - 77 424 66 25
8. Wydział Spraw Obywatelskich – USC                                                             - 77 424 66 50
9. Wydział Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska      - 77 424 66 39
10. Straż Miejska                                                                                                  - 77 424 66 65

Oddział Zamiejscowy Wydziału Komunikacji i Drogownictwa Starostwa Powiatowego – tel. 77 424 66 63

Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej – tel. 77 404 26 30